一、电子文件的形成及其特点

   （一）电子文件的形成

    电子文件在计算机专业辞典里翻译成“文件、文档是数据媒体和记录在媒体上的信息集合体。通常可以永久保存并可供人或机器所阅读。”在档案名称基本术语中被叫做“在数字设备及环境中生产，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读，处理，并可在通信网络上传送的文件。”电子文件最早出现在美国和日本。它的产生是人类社会政治、经济和文化发展的必然结果。科技的进步、办公效率的提高以及政治、经济、文化的发展，对办公信息的处理提出了高效率、高速度和低费用的要求，这就使办公自动化应遇而生。此后，以计算机技术为代表的现代办公设备，自动处理和管理各类信息，从而形成了大量的电子文件。总之，电子文件是现代技术的产物。

   （二）电子文件的特点

    电子文件是通过计算机进行操作、传输和处理的文件，它“包括文字、表格、图像以及声音的信息，可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并符合文件的定义要求。”载体的特殊性，决定了电子文件具有与传统的纸质文件不同的特点：即“信息的非人工识读性”、“对系统依赖性”、“信息与载体间的可分离性”、“信息的易变性”、“信息存储的高密度性”、“多种信息媒体的集成性”、“信息的可操作性”、“信息对元数据的依赖性”等等。

    二、文件生命周期的理论

    （一）文件生命周期理论的基本内容

    文件生命周期理论在客观描述文件运动过程的基础上准确、科学地揭示出了文件的运动规律，为实现文件全过程的有效管理奠定了理论基础。（1）文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程；（2）这一过程依文件价值形成的变化可以划分为若干阶段；（3）文件在每阶段因其特定的价值形态而与服务对象、保存场所和管理形式之间存在一种对应关系。它是针对传统纸质文件的运动特点进行概括和提炼的。

    （二）电子文件生命周期理论

    随着电子文件的大量产生，人们发现电子文件对传统的文件生命周期理论产生了一定挑战。为适应电子文件活动的特点，修正了文件生命周期理论。主要内容为以下方面：（1）电子文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程，这个过程可以纳入统一的电子文件管理体制系统之中；（2）这一过程依电子文件的功能和价值形态的变化可以划分为若干阶段（如现行期、半现行期、非现行期），不同阶段之间没有明确的界限，处于后阶段的电子文件有向前阶段转化的可能；（3）电子文件在每一阶段因其特定的功能和价值形态而具有不同的服务对象和服务方式，但电子文件的阶段性与其物理位置、保存场所没有对应关系；（4）对电子文件生命全程的管理和监控措施应该向前延伸到电子文件管理系统的设计之中。电子文件生命周期理论是在文件价值变化为基础的文件生命周期理论的继承和发展，是电子文件全程管理和前端控制原则的依据和基础。

    三、电子文件管理原则

    在了解电子文件的特点及生命周期的基础上，对电子文件管理原则所进行的初探，是为了进一步增强电子文件管理的适用性和生命力。当今，电子文件的大量生产，使其越来越多地受到中外档案界的重视。电子文件管理原则成为研究的一个新课题。笔者认为电子文件的管理应遵循以下五个方面的原则。

    （一）全程管理原则

    电子文件从其形成到销毁或永久保存整个生命周期，建立一个完整的管理体制。

1．全面的管理：从文件的生成到流程、管理规则、管理方法及质量要求，须建立一个涵盖电子文件全部管理活动的目标管理体系、程序体系和技术方法体系。

2．系统的管理：建立在“大文件” 的概念基础之上，注重电子文件生命周期内各个阶段所有管理活动和管理要素的统筹兼顾，强调各项管理内容和要求的无缝链接、系统事例和总体效应。注重充分利用管理系统的各种资源，以知识管理的理念，追求系统资源和信息资源最大共享和最大效益。

    3．过程的管理：通过过程控制实现结果的控制。首先对每个过程监控以达到对最后结果的控制，使系统产生的信息自动记录体现。

    通过管理体制与模式的确定，管理系统的设计与运行，管理制度的内容和执行等方面，以保证电子文件在其整个生命周期受到严密的控制，体现全程管理的内容和思想。以电子文件管理系统对文件流程各阶段的管理和监控为例：系统对产生于机构内部各部门及其应用系统上的电子文件进行统一归口登记，对文件进行分类、鉴定，同时监控和记录对文件的一切操作，系统自动对文件的建立、登记、修改、审核、签署、盖印、分发，对存储位置的改变、数据的转载过程的记录，通过跟踪记录，确定和证明文件的行政有效性和法律有效性。

    全程管理的框架模式——管理链条：A根据预先确定的标准格式和模板编辑文件；B根据文件的类型和用途，使用预先确定的方法认证文件；C根据人的资格及其权限，确定他接触电子文件的权力；D在系统中嵌入工作流程，只向有关人员呈现有关的文件；E使用磁卡、密码、指纹识别等方式，限制对某些技术的接触；F在系统内设计跟踪功能，记录与系统的任何接触及其结果。

    （二）前端控制原则

    电子文件是现代技术的产物。前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看成做一个完整的过程。文件形成为前端，处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端，销毁或永久保存为末端。要对文件形成前端的有效管理，电子文件的管理必须延伸到系统设计前端，把各项管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，功能纳入到系统功能之中，是电子文件管理的重要保障，只有纳入到前端，才能进行全程管理。

    实行前端控制的必要性。从电子文件的生命周期理论可知，在电子文件文本形成之前，必须存在一个电子文件系统的设计、开发和安装阶段，这个阶段为电子文件的产生和形成提前建立一个满足取能需求的技术框架—一电子环境。即借鉴了计算机技术中“软件生命周期”之说，它分为计划阶段、设计阶段和维护阶段。它不是以文件内在价值的变化为依据，而是主要着眼于电子文件的技术状态，从电子文件管理系统的设计为开端，追踪电子文件从孕育、生成到存在的过程。基于此出发点主要在于强调对于电子文件的管理应实行“超前控制”，一些管理体制应在设计阶段加以考虑，尽可能设计到系统中去。

    1、前端控制是电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略。根据电子文件的易流失、易改性等特性，在系统中增加措施，附加于文件的形成过程，可以有效地防止其他管理环节对电子文件的损伤和破坏。例：归档范围加到电子文件管理系统之中，属于该范围的文件一“出生”，就能被加上归档标识，使之具有防止修改、防止删除的属性，并生成相应的描述信息，从而确保其安全留存和内容真实。

    2、前端控制是优化管理功能，提高管理效率的科学理念。电子文件管理系统不是手工管理流程的简单模拟，即“业务流程的重构”。要尽可能的减少和消除文件、档案管理全程中各个管理环节的重复、疏漏和抵牾，从而达到功能合理，效率最高，达到不重复劳动。重复性的作业提前纳入到系统，使数据一次采集，终生使用。以取得系统的最优化，求得系统的最高效率。

    根据全程控制和前端控制的原则，我们明确提出了“文件、档案一体化管理” 的概念。得出以下结论：文件管理是档案管理的前提；档案管理是文件管理的延伸和发展；文件管理和档案管理是一个统一的系统工程；档案部门和人员的参与，是文件管理质量的重要保证；文件管理人员与档案人员之间也存相互促进的关系。因此，我们明确提出了“文件档案一体化管理” 的概念。

　　（三）真实性保障原则。

　　电子文件的真实性是指文件的内容、结构、背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。随技术环境迁移，法律凭证作用维护其真实性很困难。主要原因：一是电子文件的易变性。其增删改不留痕，造成真实性的难维护；二是系统的依赖性。文件迁移过程中容易引起文件信息的丢失、改变。

　　l、电子文件的法律凭证效力是基于其信息内容的原始性，为维护电子文件的原始性，目前我国在《电子文件归档及管理规范》（GB/T18894一2002）规定了4条措施：

　　（1）建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制；（2）设置符合安全要求的操作日志记录，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等；（3）对电子文件采用防错漏和防调换的标记；（4）对电子化的印章、数字鉴署等采取防止非法使用的措施。

    2、国际电子文件真实性的永久保管国际研究项目中也规定了4项措施：

    （1）确认不同类型电子文件的要素对真实性产生影响的，以便对要素加以记录和保护；（2）对电子文件不可视的部分变成可显的，并通过文件的智能链接，使可视性得到固定；（元数据方面＿不可视）(3）以上2条失败后，把文件转制为非数字式文件，内容可记录下来；（4）对文件的迁移自我记录和自我认定的办法和不问断的物理管理。

    总之，目前提出的真实性保障解决方案主要是事前控制、跟踪记录和事后审查等阶段性措施；针对现行文件、半现行文件和非现行文件的对象性措施；基于政策、方针、程序、制度、标准的管理框架和基于系统软件硬件环境、加密、签署、认证的技术框架等，从不同角度就电子文件的真实性认证和维护提出了对策。

     （四）完整性保障原则

    1、电子文件的完整性。它是指电子文件的内容信息、背景信息、元数据等无缺损。它包括两个方面的含义，一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形成的相关文件数量齐全；二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。完整性是电子文件价值的重要保障，残缺不全的文件留给后人的是残缺不全的社会记忆，因此，维护文件的完整性是文件、档案工作人员的重要职责。

    2、电子文件保障完整性工作的内容。（1）作为记录社会活动的记录，具有有机联系的电子文件，要齐全完整。（2）每份电子文件的内容、结构、背景信息要齐全完整。（3）为了确保完整，要特别注意分布在不同应用系统，处于不同载体中内容相关的电子文件的收集和捕获。（4）要保持同一活动，同一事件的完整性，如各要素临时组成的，要使合成文件命令正确，保证记录，并要把其非电子文件转化为数字化。

    （五）有效性保障原则

    电子文件的有效性是指文件经过存储、传输、迁移、加密、压缩、媒体转换等处理后，仍能够以人们可理解、可被利用的方式输出，并保持其内容的真实性。包括信息的可识识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。有效性措施贯穿于电子文件的全程管理中。归档时应根据电子文件的类型和特点注明文件存储格式、软硬件环境、相关的数据信息参数等。对电子文件的鉴定要从内容和技术状态两个方面进行分析，有效性检测是技术分析的内容之一。在实际工作中应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。

    在《电子文件归档与管理规范》（GB/Tl8894—2002）中对电子文件有效性规定了4条措施：（l）归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时问不少于3年。（2）保留期满对可擦写载体清除后重得使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置；对磁性载体每满2年、光盘每满 4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于 10％，如发现问题应及时采取恢复措施；（3）对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。（4）档案保管部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》。

    电子文件的真实性、完整性和有效性保证，应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等。

　　综观全局，在电子时代，要使人类活动的真实记录保存下来，不能因我们档案人员的无能或疏忽而遭受损失，这就给档案工作者提出了一个划时代的大问题，为了迎接电子文件的挑战，我们应认真研究电子文件的特点、及时总结出电子文件管理的原则；从而使人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续，这也正是我们全体档案工作者应尽的职责。